وداعًا للفواتير الورقية.. جوجل تتيح مسح الإيصالات وحفظها PDF بالموبايل
أصبحت إدارة الفواتير والإيصالات الورقية أكثر سهولة بفضل الأدوات الرقمية التي تتيح الاحتفاظ بالمستندات المهمة على الهاتف، بدلًا من تخزينها في ملفات قد تتعرض للفقد أو التلف. وتقدم خدمة Google Drive ميزة مسح المستندات باستخدام كاميرا الهاتف، مع إمكانية تحويل الإيصالات إلى ملفات PDF وحفظها على السحابة للرجوع إليها في أي وقت.
وتساعد الميزة الجديدة المستخدمين على تنظيم إيصالات المشتريات والفواتير والمستندات المالية، دون الحاجة إلى استخدام ماسح ضوئي تقليدي أو الاحتفاظ بنسخ ورقية متعددة.
كيف تستخدم كاميرا الهاتف لحفظ الإيصالات على Google Drive؟
يمكن للمستخدمين الاستفادة من خاصية المسح الضوئي داخل تطبيق Google Drive، من خلال مجموعة خطوات بسيطة تبدأ بفتح التطبيق على الهاتف.
وتتمثل الخطوة الأولى في الضغط على أيقونة الكاميرا الموجودة أسفل الشاشة، ثم توجيه كاميرا الهاتف نحو الإيصال المراد حفظه. ويعمل التطبيق على اكتشاف حواف الورقة تلقائيًا، مع إظهار إطار أزرق يساعد على تحديد مساحة المستند والتقاطه بصورة مناسبة.
وبعد تصوير الإيصال، يستطيع المستخدم مراجعة الصورة والتأكد من وضوح البيانات المكتوبة، ثم الضغط على خيار «تم» لاستكمال عملية الحفظ.
تحويل الفواتير الورقية إلى ملفات PDF
تتيح الميزة حفظ الإيصالات في صورة ملفات PDF، وهو ما يسهل الاحتفاظ بها ومشاركتها عند الحاجة، سواء مع أفراد الأسرة أو جهات العمل أو المحاسبين.
وبعد التقاط الصورة، يمكن للمستخدم مراجعة اسم الملف المقترح، الذي قد يتضمن اسم المتجر أو تاريخ الإيصال، ثم تعديله بما يناسب طريقة تنظيم المستندات لديه.
وفي الخطوة الأخيرة، يختار المستخدم مكان الحفظ داخل Google Drive، لتصبح نسخة رقمية من الإيصال متاحة ضمن الملفات المخزنة على حسابه.
وتوفر هذه الطريقة وسيلة عملية للحد من تراكم الأوراق، كما تساعد على الوصول إلى الفواتير القديمة عند مراجعة المصروفات أو إثبات عمليات الشراء.
خطوات استخدام Google Drive لمسح الإيصالات
يمكن تنفيذ العملية بسهولة عبر الخطوات التالية:
- فتح تطبيق Google Drive على الهاتف.
- الضغط على أيقونة الكاميرا أسفل الشاشة.
- توجيه الكاميرا نحو الإيصال المراد تصويره.
- الانتظار حتى يكتشف التطبيق حواف الورقة.
- التقاط الصورة ومراجعة وضوح البيانات.
- الضغط على «تم» بعد الانتهاء من التصوير.
- مراجعة اسم الملف وتعديله عند الحاجة.
- اختيار مجلد الحفظ ثم حفظ الإيصال بصيغة PDF.
تطبيقات بديلة لمسح المستندات والفواتير
إلى جانب Google Drive، توجد تطبيقات أخرى تساعد على تحويل الأوراق المطبوعة إلى مستندات رقمية، ومن بينها Adobe Scan، الذي يوفر أدوات لمسح المستندات وتحويلها إلى ملفات PDF أو صور JPEG.
ويتيح التطبيق كذلك التعامل مع المستندات متعددة الصفحات، وتعديل حدود الصور، وتدوير الصفحات وترتيبها، فضلًا عن أدوات لتحسين مظهر المستندات المصورة واستخراج النصوص منها باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف.
كما يقدم Microsoft Lens أدوات لتصوير المستندات والسبورات البيضاء، مع إمكانية حفظ المحتوى بصيغ مختلفة، منها PDF والصور وملفات Word، إلى جانب إمكانات التعرف على النصوص.
إرسال الإيصالات عبر البريد الإلكتروني
بعد حفظ الإيصال في صورة ملف PDF، يمكن للمستخدم إرساله عبر البريد الإلكتروني بسهولة، من خلال إرفاق الملف بالرسالة وتوجيهها إلى الشخص المعني.
وتفيد هذه الخاصية أصحاب الأعمال والعاملين الذين يحتاجون إلى إرسال مستندات المصروفات بصورة منتظمة، كما تساعد على مشاركة الفواتير دون الحاجة إلى تصويرها مرة أخرى أو الاحتفاظ بنسخ ورقية لتسليمها.
ومع الاعتماد المتزايد على الخدمات السحابية، أصبح تحويل الإيصالات والفواتير إلى ملفات رقمية وسيلة عملية لتنظيم المستندات وتقليل احتمالات فقدانها، مع ضرورة مراجعة وضوح الصور والتأكد من حفظ الملفات في المجلد الصحيح.
